De kern van het Kapablo-pakket bestaat uit het observatie-instrument. Hiermee kunnen auditoren (schoolleiders, adjunct-directeuren, etc..) hun onderwijs-/opvangprofessionals observeren en van feedback voorzien. De vele rapportage- en analysemogelijkheden bieden leidinggevenden en bestuurders goed zicht op de kwaliteiten binnen de organisatie.

Observatie uitvoeren

De observatie vindt plaats aan de hand van een kijkwijzer (observatielijst). Deze is ingericht in domeinen (onderwerpen) waarvan uit onderzoeksliteratuur blijkt dat zij bijdragen aan een effectief leer- en ontwikkelingsklimaat voor leerlingen.
Daarbinnen zijn indicatoren opgenomen die zijn uitgewerkt in concrete vaardigheden die zo veel mogelijk in gedragstermen zijn geformuleerd. De bedoeling is iedere vaardigheid te scoren op basis van waargenomen gedrag. Iedere observatie is dus een momentopname.

De auditor kan er ook voor kiezen een flitsobservatie uit te voeren; dat is een observatie die niet alle indicatoren bevat. Bij het starten van een flitsobservatie worden dan de te observeren indicatoren geselecteerd.

Een observatie verloopt volgens de volgende stappen:

1. Observeren in de groep en kijkwijzer scoren aan de hand van scoringscriteria
   
   
2. Feedbackgesprek voeren aan de hand van een reflectiekaart, die de professional zelf laat reflecteren op de geobserveerde les.
   
   
3. Observatieverslag invullen, door de samen vastgestelde kwaliteiten en ontwikkelkansen weer te geven en ontwikkelafspraken te maken
   
   
4. Observatieverslag digitaal ondertekenen, en desgewenst downloaden voor opslaan en/of afdrukken
   
   
5. Optioneel: professional ondertekent zelf ook het observatieverslag vanuit de eigen omgeving (inlog)

Diagnosemodellen

In Kapablo staan verschillende diagnosemodellen. Dit zijn lijsten van eisen (bijv. cao-PO) waaraan de vaardigheden uit de observatielijst zijn gekoppeld. Hiermee kan de auditor zien hoe een observatie scoort op die eisen, dus naar de scores kijken door de bril van het betreffende diagnosemodel.
Bij het downloaden van observatieverslagen kan gekozen worden voor het opnemen van een of meer diagnosemodellen.

Eigen ontwikkeling en zelfevaluatie voor de professional

Via de eigen inlogpagina kan iedere professional werken aan de eigen professionele ontwikkeling. Hiertoe is een e-learningomgeving ingericht waarin allerlei informatie te raadplegen is.

De professional kan ook een zelfevaluatie uitvoeren met de relevante observatielijst. Deze kan, na toestemming, opgeroepen worden door de auditor, zodat bijvoorbeeld ook een gesprek mogelijk wordt over verschillen in de eigen beleving van de professional en de observatie van de auditor.

Als er meer observaties zijn uitgevoerd, kan de professional zijn eigen ontwikkeling weergeven in een trendrapportage.

Rapportages en analyses voor leidinggevenden op teamniveau

De leidinggevende (bijv. schoolleider) kan met de gegevens uit alle observaties de resultaten van het team in een bepaalde periode bekijken.

Daarnaast kan de leidinggevende de meest uiteenlopende analyses maken, die bij kunnen dragen aan het collectieve leren van het team. Verschillende rapporten maken inzichtelijk waar de kracht van een team ligt en waar nog ontwikkeling mogelijk of nodig is.

De leidinggevende heeft met Kapablo dus een instrument in handen dat zowel op individueel niveau, alsook op teamniveau de juiste input geeft voor een ontwikkelingsgesprek en kan later ook blijken welke vooruitgang is geboekt.

Rapportages en analyses voor leidinggevenden op bestuursniveau

Wat de leidinggevende op schoolniveau kan, kan de bestuurder op bestuursniveau: met de rapportagemodule kan de bestuurder diverse analyses maken (trend, spreiding), die interessante invalshoeken geven om het ontwikkelgesprek met elkaar over aan te gaan.

Daarnaast krijgt de bestuurder voortgangsinformatie en inzicht in de beoordelaars-subjectiviteit.